Knowledge Management

KNOWLEDGE MANAGEMENT
Oleh: Arsi Amallah Binhaq

Pernahkah Anda mendengar istilah konwledge management? Istilah ini sebenarnya sering kita jumpai di dunia teknologi informasi akan tetapi terkadang belum jelas definisi sebenarnya. Pada artikel ini saya akan sedikit mengulas mengenai knowledge management.

1. Apa itu Knowledge?
Mari kita mulai dengan definisi knowledge. Terjadi banyak perdebatan mengenai apa yang sebenarnya tepat dijadikan definisi pengetahuan (knowledge). Oleh Leidner dan Alavi pengetahuan dapat ditinjau dari beberapa sisi [1].

Perspektif mengenai knowledge [1]

Berdasarkan tabel di atas perspektif mengenai knowledge dapat ditinjau dari enam sudut pandang yang berbeda. Pertama kita tinjau bahwa knowledge adalah proses perubahan dari data menuju sebuah informasi untuk disimpan sebagai pengetahuan personal. Kemudian yang kedua knowledge ditinjau dari sisi sebagai keadaan pikiran yakni pengetahuan merupakan kondisi dari memahami dan mengetahui sesuatu. Maknanya pengetahuan akan terbentuk berdasarkan informasi yang disediakan. Sudut pandang lain yang perlu ditinjau adalah knowledge sebagai objek. Maknanya adalah pengetahuan menjadi objek yang menjadi bekal pembangunan sebuah sistem tertentu. Keempat knowledge menjadi proses menerapkan keahlian orang yang berpengalaman. Jadi knowledge akan berperan menjadi proses membentuk sebuah keahlian yang perlu disebarkan dan dibagikan ke khalayak luar. Kelima knowledge ditinjau sebagai kondisi dalam mengakses informasi. Hal ini berarti knowledge akan mengelola akses dan pengambilan konten informasi. Terakhir knowledge bermanfaat sebagai pendukung pengambil keputusan penting. 

Knowledge dibagi menjadi dua kategori besar yakni
1. Tacit Knowledge
Pengetahuan yang bersifat implisit. Hal ini bermakna bahwa sebuah pengetahuan belum mampu dideskripsikan dalam model tertentu baik tulisan maupun gambar. Kebanyakan pengetahuan yang ada di dalam manusia masih bersifat tacit sehingga banyak hal yang belum tersebar kepada khalayak luas.
2. Explicit Knowledge
Pengetahuan yang bersifat eksplisit yakni berawal dari tacit knowledge yang dideskripsikan dengan bentuk tulisan atau gambar tertentu sehingga dapat dilihat dan dipelajari oleh orang lain. 

Kedua jenis pengetahuan ini dapat saling ditukar dengan metode tertentu sehingga berubah keadaannya dari tacit ke explicit atau sebaliknya.

2. Apa itu Knowledge Management?

Knowledge Management didefinisikan sebagai proses desain dan instalasi teknik serta melakukan proses pembuatan, penjagaan, dan penggunaan dengan memanfaatkan pengetahuan yang telah terdapat pada suatu organisasi. Selain itu knowledge management juga dipahami dengan mendesain dan menciptakan lingkungan, aktivitas untuk memunculkan tacit knowledge [2]. Definisi lain adalah aktivitas yang terlibat dalam menemukan, mendapatkan, membagikan dan menerapkan pengetahuan. Knowledge management digunakan sebagai alat untuk meningkatkan keberhasilan terhadap tujuan organisasi [3].  Kegunaan lain dari knowledge management adalah meningkatkan proses pengambilan keputusan dengan menggunakan ulang pengetahuan, mengambil pengetahuan dari proses kerja sementara, mendukung pengetahuan komunitas, menciptakan inovasi, dan lain-lain [4]. 

Ilustrasi Komponen yang terlibat dalam KM [5]

3. Bagaimana cara kerja Knowledge Management?

Proses kerja Knowledge Management [3]

Proses kerja KM awalnya adalah pengembangan dari tacit atau explicit knowledge untuk dikombinasikan dan disosialisasikan sehingga diharapkan dapat menjadi pengetahuan yang dibagikan kepada khalayak luar. Kombinasi adalah menciptakan pengetahuan eksplisit untuk menjadi lebih kompleks. Sedangkan Sosialisasi adalah proses menciptakan pengetahuan implisit dari individu melalui aktivitas bersama.  Pengambilan pengetahuan adalah proses mengambil baik pengetahuan eksplisit atau implisit yang terdapat pada manusia, artefak, atau entitas organisasi. Eksternalisasi adalah proses mengonversi pengetahuan implisit menjadi bentuk eksplisit seperti kata, konsep, visual atau gambar. Internalisasi adalah mengonversi pengetahuan eksplisit menjadi implisit seperti membaca. Setelah kedua proses di atas digabungkan, maka terbentuklah knowledge yang siap dibagikan. Berbagi pengetahuan bermakna proses mengomunikasikan pengetahuan kepada individu lain. Ada dua jenis bentuk berbagi yakni sosialisasi dan exchange. Sosialisasi fokus pada berbagi pengetahuan implisit kepada individual, grup, dan organisasi. Exchange fokus pada berbagi ilmu secara eksplisit seperti pengetahuan pemrograman komputer. Aplikasi dari pengetahuan adalah proses mengaplikasikan pengetahuan implisit atau eksplisit untuk mengerjakan sebuah pekerjaan tertentu [3].  

4. Apa saja aplikasi Knowledge Management dalam kehidupan sehari-hari?
Knowledge Management memiliki beberapa aplikasi pada kehidupan sehari-hari sebagai berikut.
a. Untuk indivdu, maka KM berguna sebagai

• Membantu manusia melakukan pekerjaanya dan menyimpan waktu melalui proses pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Membangun rasa memiliki dalam suatu komunitas
• Membantu manusai untuk tetap up to date
• Menyediakan tantangan dan peluang untuk berkontribusi

b. Untuk komunitas praktisi, KM berguna dalam

• Mengembangkan kemampuan profesional
• Mempromosikan P2P mentoring
• Memfasilitasi hubungan dan kolaborasi agar lebih efektif
• Mengembangkan kode etik anggota
• Mengembangkan bahasa universal

c. Untuk organisasi, KM bermanfaat dalam

• Membantu menjalankan strategi
• Menyelesaikan masalah secara cepat
• Memberikan praktek terbaik
• Meningkatkan pengetahuan dalam produksi dan layanan
• Mempermudah proses mendapatkan ide dan meningkatkan kesempatan berinovasi
• Mendorong organisasi untuk tetap mampu berkompetisi dengan pesaing
• Membangun memori organisasi [6]

5. Relevansi Knowledge Management pada era sekarang?

Knowledge Management akan terus berkontribusi untuk meningkatkan eksploitasi dari informasi dan pengetahuan yang tersedia dalam perusahaan. Hal ini selaras dengan perkataan John Dewey: " Informasi tidak akan terbuang sampai hal tersebut dipahami" (Demetrion, 2003). KM akan terus digunakan untuk membangun fondasi dalam mengingkatkan keunggulan bisnis dan menguatkan kapabilitas dari masa depan yang lestari. Selain itu penggunaan KM akan terus berkembang seiring ketergantungan individu, organisasi, atau kelompok tertentu terhadap aset tidak terlihat yang akan memperkuat keunggulan mereka dibanding pesaingnya [6]. 

REFERENSI
[1] Alavi, M. & Leidner, D.E., 2001, Review: Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conspetual Foundations and Research Issues: MIS Quarterly Vol.25 No.1, pp. 107-136.
[2] Mason, K. M., 2009, Knowledge Management, Available at PPT: http://www.moyak.com/papers/knowledge-management-competitive-advantage.ppt
[3] Chiu, D., 2010, Brief Introduction to Knowledge Management: Relation with RM / ECM, Available at PPT: http://www.comp.hkbu.edu.hk/~comp7780/km.ppt
[4] Suwal, R., 2013, Understanding Knowledge Management Concept: Nepal Admisitrative Staff College. Available at: http://dms.nasc.org.np/sites/default/files/documents/Understanding%20Knowledge%20Management%20concept.ppt
[5] Pradana, R., 2014, Knowledge Management, URL: http://world-at.blogspot.com/2014/12/knowledge-management_16.html
[6] Dalkir, K., 2005, Knowledge Management In Theory And Practice: Elsevier